세무사무소의 거래처 자료 요청·관리 업무에 대해 현업 의견을 듣고 싶습니다

Question

장희성 · Answer

안녕하세요. 세무회계 다온 장희성 세무사입니다

바쁘신 중에 세무사를 위한 서비스 개발에 수고가 많으십니다.

1. 세무사랑이나 위하고 T프로그램을 통해서 전산화된 자료를 자동으로 수집할 수 있습니다
2. 누락된 자료는 업무방법이나 접근법에 따라 다릅니다만, 납세자의 협조에 의존이 필요하며, 일부 정보 (카드 사용내역)은 납세자 본인만이 전달이 가능합니다
금융자료는 보안성이 강합니다
3. 이메일로 요청보다는 카카오톡을 주로 사용하고 그게 직관적이고 간편합니다

성공적인 사업활동이 되시길 바라겠습니다
감사합니다

다만, 세무상담이 아닌 사업 아이디어에 관한 내역이므로 이 정도로 마무리드리도록 하겠습니다

강태훈 · Answer

네 고생하세요

한지환 · Answer

안녕하세요~
업무효율화에 관심이 많습니다
대면미팅도가능합니다

김주용 · Answer

안녕하세요.
현업 입장에서 말씀드리면, 전산(홈택스·카드·전자세금계산서)으로 자동 수집되지 않는 자료 요청이 실제 업무 시간의 상당 부분을 차지하는 것이 맞습니다. 몇 가지 의견 드립니다.

1. 직접 요청이 많은 자료: 급여·입퇴사 정보(4대보험, 원천세), 각종 계약서(임대차·용역·차량), 현금·간이영수증 증빙, 대출·이자 내역, 자산 취득 자료, 그리고 결산 시 재고·미수/미지급 정산표 등이 대표적입니다. 법인은 결산·세무조정 시즌에 요청 항목이 크게 늘어납니다.

2. 현재 방식: 대부분 카카오톡·이메일·전화로 요청하고, 담당자별 엑셀이나 메모로 미제출 현황을 관리하는 경우가 많습니다. 그러다 보니 담당자 교체 시 이력이 끊기고, 같은 자료를 여러 번 요청하는 일이 생깁니다.

3. 불편한 점: 카톡으로 들어온 사진·파일이 개인 대화방에 흩어져 있어 저장·분류에 시간이 들고, 마감 직전 독촉 업무가 몰립니다. 거래처도 '무엇을 언제까지 내야 하는지' 한눈에 못 보는 경우가 많습니다.

4. 있으면 좋을 기능: 신고 일정별 요청 항목 템플릿, 거래처용 간단한 업로드 링크(앱 설치 없이), 미제출 자동 알림, 기장 프로그램과 연계한 자료 분류, 요청·제출 이력 보관 정도가 실무에서 체감이 클 것 같습니다.

5. 고려사항: 거래처 개인정보·급여정보가 오가므로 보안과 보관기간 관리가 도입 결정에 중요한 기준이 됩니다.

개발에 도움이 되시길 바랍니다.

박용운 · Answer

거래처에 직접 받아야 하는 자료는 많습니다. 전산으로 들어오는 건 세금계산서, 카드, 현금영수증 정도입니다. 계약서, 입퇴사와 급여 변동, 임대차 내역, 현금으로 쓴 경비, 대출이자, 차량 자료는 따로 받아야 합니다. 온라인 판매 거래처는 쇼핑몰과 배달앱 정산 내역도 엑셀로 받아야 매출이 맞습니다. 계좌 거래가 많은 거래처는 통장 내역의 적요 설명도 따로 받아야 합니다. 부가세, 종소세, 연말정산마다 받을 목록도 달라집니다.

저는 필요서류를 첫 연락 때 한 번에 목록으로 보내고, 이미 받은 자료는 다시 묻지 않습니다. 홈택스나 공공 시스템에서 직접 뗄 수 있는 서류는 거래처에 요청하지 않는 걸 원칙으로 둡니다. 거래처 입장에서는 같은 자료를 여러 번 보내는 게 가장 큰 불편이기 때문입니다. 받은 것과 못 받은 것은 거래처별 작업 기록에 적어 관리합니다.

번거로운 곳은 정리 단계입니다. 자료가 카톡 사진, 메일 첨부, 문자로 흩어져 들어옵니다. 어느 건에 무엇이 왔는지 따로 맞춰야 합니다. 누락은 신고 직전에 몰려 드러나기 쉽고, 언제 다시 요청했는지도 기록이 잘 남지 않습니다.

그래서 한곳에서 관리할 필요는 느낍니다. 실무에서 쓸모 있을 형태를 말씀드리면 이렇습니다. 거래처는 앱 설치 없이 카톡 링크 하나로 올릴 수 있어야 실제로 씁니다. 신고 종류를 고르면 필요서류 목록이 나가고, 받은 것과 안 받은 것이 한 화면에 보이면 좋겠습니다. 올라온 파일 이름이 거래처, 연도, 서류 종류로 정리되면 입력 전 손이 크게 줄어듭니다.

빠지기 쉬운 것도 두 가지 있습니다. 신고 기한이 다가오면 안 낸 서류만 골라 다시 알려 주는 기능이 있어야 독촉 연락이 줄어듭니다. 주민번호와 계좌가 담긴 자료라 보관 기간과 열람 기록이 분명해야 거래처도 안심하고 올립니다.

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